Standar Operasional Prosedur Perpustakaan

Standar Operasional Prosedur Perpustakaan Outline

Standar Operasional Prosedur Perpustakaan mahmudin@lib.itb.ac.id Disampaikan pada pembekalan mahasiswa D3 Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi UNPAD 8 Nopember 2009

Istilah  Prosedur Operasional Standar  prosedur operasi yang baku  PROTAP atau Prosedur Tetap  Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medi Procedures 

SOP  prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten  pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi.

Definisi  dokumen prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis  Sistem informasi manajemen memuat himpunan yang terdiri dari komponen komponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsifungsi operasional

SOP: asal usul  SOP medik, penanganam pasien, kesehatan, teknik, lingkungan dan penyelamatan  SOP Tugas rutin yang mengandung resiko  SOP penanggulangan kebakaran, pilot pesawat terbang

SOP : manfaat di perpus  sarana acuan: penilaian terhadap proses pekerjaan di perpustakaan  sarana pelatihan bagi pustakawan yang baru bekerja sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan  sarana audit sistem informasi perpustakaan : katalog, denda dll.

Persiapan SOP  SOP disusun tim pustakawan memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidang pekerjaan di perpustakaan  SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.

Jenis SOP  Sederhana : langkahlangkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan  Hirarki : dengan langkahlangkah yang rinci, panjang, konsisten.  Flowcharts yang berisi banyak keputusan keputusan atau pertimbanganpertimbangan.

Kemutakhiran SOP  Adanya perubahan internal maupun eksternal perpustakaan  Perlu ditinjau kembali agar tetap mutakhir, perubahan kebijakan di perpustakaan : pergantian pimpinan perpustakaan.  Apakah kebijakan dan prosedur masih berlaku, masih relevan atau bahkan SOP sudah tidak diperlukan?.  SOP perlu dibaca, dimengerti dan dilaksanakan oleh semua pustakawan.

SOP Perpustakaan  Perpustakaan  integral dari suatu organisasi pendididikan  Bagian dari sistem informasi manajemen perpustakaan  untuk dapat meningkatkan mutu layanan perpustakaan

SOP Perpustakaan : pekerjaan rutin  Pengembangan koleksi Pengolahan bahan pustaka Menyimpan dan melestarikan bahan pustaka  Pelayanan informasi

SOP : bentuk  Dokumen tertulis  Diagram atau alur kerja (flow chart)

Flowchart : diagram alir  menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain  Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis  Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi

Flowchart : diagram alir  Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah  Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit  Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir  Gunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.

Simbolsimbol: diagram alir  Proses :  Pencabangan (keputusan):  Mulai/Terminator (start/hatl)  Penguhubung (Connector) OffPage Connector

Format SOP  Nama modul  Tujuan  Ruang lingkup  Referensi/Pedoman  Sarana  Prosedur kerja  Flowchart

Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka  1. Tujuan : Menyediakan koleksi buku terbaru di perpustakaan  2. Cakupan: Mahasiswa S1, S2, S3 dan staf sivitas akademika.  3. Acuan : Peraturan Perpustakaan. 4. Alat Bantu: Teknologi informasi komputer berbasis online, dan ATK  5.Proses pelaksanaan

Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka  5.Proses pelaksanaan :  Mengirimkan surat edaran ke staf pengajar melalui ketua/direktur Prodi tentang rencana pengadaan pustaka baru.  Ketua prodi mengumpulkan data usulan pesanan buku staf pengajar.  Menerima usulan berupa daftar buku dari ketua prodi.  Data direkapitulasi, dan di cek di data base catalog online perpustakaan. Jika sudah ada di data base, data pesananan dibatalkan.  Lengkapi data bibliografi: pengarang, judul, impressum, kolasi, ISBN, harga satuan buku dalam satuan US $.Alat bantu toko buku www.amazon.com  Perpustakaan menyerahkan data yang sudah direkapitulasi ke Biro Perencanaan untuk ditenderkan.  Infomasi dari rekanan, buku yang dipesan secara bertahap sudah dapat diadakan. Bukukuku yang belum dapat diadakan karena berbagai alasan, diberi tengat waktu sampai sampai akhir tahun.

Pengolahan bahan pustaka  1. Tujuan: Melakukan proses pengkalogan buku  2. Ruang lingkup: Buku baru untuk diproses  3. Acuan: Peraturan perpustakaan 4. Sarana: Komputer, DDC, AACR dan ATK.

 5. Prosedur  Buku diterima dari sumbangan/hadiah dan pembelian.  Petugas memberi stempel perpustakaan dan stampel induk pada buku  Petugas mengecek di database katalog  Bila data sudah ada, diberi cap pada halaman verso buku, tulis nomor induk dan no klasifikasinya.  Bila tidak ada, cari no kelas dari sistem klasifikasi DDC.  Lakukan pengakatalogan dengan acuan AARC I , tentukan tajuk entri utama (TEU) dan tajuk entri tambahan (TET) dan kelengkapan data bibliografis lainya.  Tentukan subyek buku dan dan kata kuncinya  Tempelkan no Barcode buku tersebut.

Layanan informasi : Bebas Pinjam  1. Tujuan: Mahasiswa diwajibkan mengembalikan semua pinjaman bukunya sebagai syarat bebas pinjaman.  2. Ruang ligkup: Semua mahasiwa S1, S2 dan S3 yang akan wisuda.  3. Acuan : Peraturan Universitas/Institut 4. Sarana: Proses transaksi ke bagian peminjamanpengembalian buku.

5. Proses:  Periksa kartu perpustakaan dan kartu mahasiswa apakah masih berlaku.  Periksa pada kartu perpustakaan ada pinjaman buku, baik di perpustaan pusat atau perpustakaan Prodi.  Bila masih ada pinjaman, mahasiswa diwajibkan mengembalikan bukunya baik yang dipinjam perpus pusat/ prodi.  Jika masih ada pinjaman, pembuatan surat bebas ditolak dan mahasiswa harus mengembalikan semua pinjaman bukunya  Kartu perpustakan dinyatakan bebas pinjam, petugas memberikan cap bebas pinjam

KEGIATAN PUSTAKAWAN  Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi;  Pemasyarakatan perpusdokinfo;

Terimakasih

Download Standar Operasional Prosedur Perpustakaan Powerpoint Presentation

By downloading this powerpoint presentation file, you agree to our terms of use. If you interesting in "Standar Operasional Prosedur Perpustakaan" powerpoint themes, you can download to use this powerpoint template for your own presentation template. For viewing only, you can play with our flash based presentation viewer instead of downloading the ppt file.